İnsan Kaynakları Yazılımlarında Aday Takip Sistemi Modülünün İşlevi ve Önemi

Son Güncelleme: 30 Ocak 2025 | Okuma Süresi: 7 dakika | Kategori: İnsan Kaynakları Teknolojileri

Uzman Görüşü: Modern İK yazılımları artık sadece bordro ve izin takibi değil. Yetenek yönetiminin tüm yaşam döngüsünü kapsıyor. ATS modülü, bu döngünün ilk ve en kritik parçası – çünkü doğru insanları işe almazsanız, diğer İK süreçleri anlamsızlaşır.

İK Yazılımları ve Aday Takip Sistemi İlişkisi

İK Yazılım Kategorileri

Modern İK teknoloji yığını (HR Tech Stack) çeşitli kategorilerden oluşur:

1. HRIS (Human Resource Information System):

• Çalışan veritabanı
• Temel İK işlemleri
• Raporlama

2. HCM (Human Capital Management):

• HRIS’in genişletilmiş versiyonu
• Yetenek yönetimi
• Performans yönetimi
• Öğrenme ve gelişim

3. Bordro Sistemleri:

• Maaş hesaplama
• Vergi ve sigorta
• Ödeme işlemleri

4. ATS (Applicant Tracking System):

• İşe alım süreci yönetimi
• Aday takibi
• İlan yönetimi

5. Onboarding Platformları:

• Yeni çalışan adaptasyonu
• Belge toplama
• İlk gün hazırlık

Gerçek: Çoğu modern İK platformu, birden fazla kategoride ürün sunuyor. Örneğin, BambooHR hem HRIS hem ATS hem onboarding sunuyor – “all-in-one” yaklaşım.

Stand-Alone ATS vs Entegre ATS Modülü

Stand-Alone (Bağımsız) ATS:

• Örnekler: Greenhouse, Lever, SmartRecruiters
• Avantajlar: En gelişmiş işe alım özellikleri, sürekli yenilik, best-of-breed
• Dezavantajlar: Başka sistemlerle entegrasyon gerekli, veri siloları riski

Entegre ATS Modülü (İK Platformu İçinde):

• Örnekler: BambooHR, Workday, SAP SuccessFactors, Personio
• Avantajlar: Seamless veri akışı, tek platform, unified experience
• Dezavantajlar: ATS özellikleri stand-alone kadar gelişmiş olmayabilir

Trend: Gartner’ın analizine göre, pazarda her iki yaklaşım da güçlü – şirket ihtiyaçlarına göre seçim yapılıyor.

Aday Takip Sistemi Modülünün Temel İşlevleri

1. Yetenek Yaşam Döngüsünün Başlangıcı

İK süreçleri bir pipeline:

1. Talent Acquisition (İşe Alım) ← ATS burada
2. Onboarding
3. Performans Yönetimi
4. Öğrenme & Gelişim
5. Kariyer İlerlemesi
6. Retention veya Offboarding

ATS’nin Rolü: Kaliteli insanlar işe alınmazsa, sonraki aşamalar zorlukla ilerler. Yanlış işe alım, tüm pipeline’ı etkiler.

Veri: Araştırmalara göre, yanlış işe alım maliyeti yıllık maaşın 2-3 katı. ATS modülü, bu riski azaltmaya yardımcı olur.

2. HRIS ile Seamless Veri Aktarımı

Geleneksel Süreç (Entegrasyon Olmadan):

1. Aday stand-alone ATS’de işe alındı
2. İK, adayın bilgilerini manuel olarak HRIS’e giriyor
3. Hatalar oluyor (yazım, eksik alan)
4. Zaman kaybı

Entegre Modül ile:

1. Aday ATS modülünde işe alındı
2. Tek tıkla “Convert to Employee”
3. Tüm veriler otomatik HRIS’e aktarıldı
4. Çalışan kaydı hazır, bordro sistemine de bağlandı

Verimlilik: Veri girişi süresi %95 azalır, hata oranı %99 düşer.

3. Çalışan Yaşam Döngüsü Görünürlüğü

360 Derece Çalışan Görünümü:

Entegre sistemde, bir çalışan profilini açtığınızda görürsünüz:

• Geçmiş: İşe alım süreci (hangi adımlardan geçti, notlar, değerlendirmeler)
• Şu an: Pozisyon, departman, yönetici, maaş
• Gelecek: Performans hedefleri, kariyer planı, eğitim geçmişi

Fayda: “Bu kişiyi neden işe aldık?” sorusuna kolay cevap. İşe alım notları ve değerlendirmeleri görebilmek, sonraki kararlar için değerli.

4. Compliance ve Audit Trail

Yasal Gereklilikler:

• KVKK: Aday verilerini ne kadar saklayabilirsiniz?
• İş Kanunu: İşe alım sürecinde ayrımcılık yapılmamalı
• EEO (ABD’de): Equal Employment Opportunity raporlaması

Entegre Modül:

• Tüm İK süreçleri aynı sistemde → tutarlı compliance politikaları
• Audit trail (iz kaydı) otomatik → kim ne zaman ne yaptı?
• Raporlama kolay → İşe alım istatistikleri (cinsiyet, yaş vs. – anonim ve agregat)

Risk Azaltma: Yasal sorun çıktığında, tüm sürecin belgesi bir yerde.

5. Dahili Hareketlilik (Internal Mobility)

Senaryo: Mevcut bir çalışan, farklı bir departmanda açık pozisyon için başvurmak istiyor.

Stand-Alone ATS ile:

• Çalışan, harici adaylar gibi başvuru yapıyor
• İK, bu kişinin çalışan olduğunu manuel tespit ediyor
• Performans verilerine HRIS’den bakıyor
• İki sistem arası geçiş yapıyor

Entegre Modül ile:

• Çalışan, dahili portal üzerinden görüyor ve başvuruyor
• Sistem otomatik tanıyor (bu kişi çalışanımız)
• Performans verileri, eğitim geçmişi, yetkinlikler otomatik ATS’de görünüyor
• İşe alım yöneticisi, zengin veri ile karar veriyor

Fayda: LinkedIn’in araştırmasına göre, dahili hareketliliği teşvik eden şirketlerde çalışan elde tutma %41 daha yüksek. Entegre sistem bunu kolaylaştırır.

6. Yetenek Havuzu ve Gelecek Planlama

Strateji: Bugün işe almasanız da, yarın için adayları izlemeye devam etmek.

Entegre Modül:

• Geçmiş adaylar (reddedilmiş ama kaliteli) sistemde
• Bu adaylar, future openings için re-engage edilebilir
• Yetenek havuzu, workforce planning ile bağlantılı

Senaryo:

• İK: “6 ay sonra satış ekibini 10 kişi büyüteceğiz”
• Sistem: “Yetenek havuzunda 25 kaliteli satış adayı var”
• İK: Proaktif olarak bu adaylara ulaşıyor

Rekabet Avantajı: Reaktif değil, proaktif işe alım.

7. Analytics ve İK Metrikleri

İK Dashboard’unda Görmek İstediğiniz:

• Time-to-hire (işe alım süresi)
• Cost-per-hire (aday başına maliyet)
• Quality of hire (işe alım kalitesi)
• Source effectiveness (hangi kaynaklar en iyi?)
• Diversity metrics (çeşitlilik metrikleri)
• Retention rate by hiring source (kaynağa göre elde tutma)

Entegre Modül ile:

• ATS’den işe alım verileri
• HRIS’den performans ve retention verileri
• Kombine analiz: “LinkedIn’den işe aldığımız kişiler, Kariyer.net’ten aldıklarımızdan %30 daha uzun kalıyor”

Veri Odaklı Kararlar: Hangi işe alım kanalına bütçe ayıracağınıza veri ile karar verin.

8. Onboarding’e Geçiş

Kritik Geçiş: Aday “Evet” dedi → Onboarding başlamalı.

Stand-Alone Sistemlerle:

• ATS’de aday durumu “İşe Alındı”
• İK, onboarding platformuna manuel bilgi giriyor
• Yeni çalışan, ayrı bir sistemden döküman dolduruyor

Entegre Modül ile:

• Aday “İşe Alındı” oldu
• Otomatik onboarding workflow başladı
• Yeni çalışana otomatik e-postalar gitti (ilk gün bilgileri, dökümanlar)
• Adayın ATS’deki bilgileri, onboarding’de hazır

İlk Gün Deneyimi: Yeni çalışan, ilk günde organize ve hazırlanmış hissediyor → engagement artar.

All-in-One İK Platformlarında ATS Modülü

BambooHR

Yapı:

• Core: HRIS (çalışan veritabanı, izin, raporlama)
• Modül 1: ATS
• Modül 2: Performans Yönetimi
• Modül 3: E-imza ve Döküman Yönetimi

ATS Özellikleri:

• İş ilanı yönetimi
• Başvuru toplama
• Pipeline yönetimi
• Mülakat planlama
• Teklif mektupları
• E-imza ile teklif onayı
• Geçiş: Teklif kabul edildi → çalışan kaydı oluşur

Kime Uygun: KOBİ’ler (50-500 çalışan), basit ve etkili çözüm isteyenler.

Workday

Yapı:

• Enterprise HCM suite
• Recruiting (Workday’in ATS’i) dahil
• Tam entegre: finans, bordro, yetenek yönetimi

ATS Özellikleri:

• Sofistike işe alım workflow’ları
• Global işe alım (multi-country)
• Advanced analytics
• AI-powered candidate matching
• Dahili hareketlilik özelikleri güçlü

Kime Uygun: Kurumsal şirketler (1000+ çalışan), global operasyonlar.

Maliyet: Yüksek – hem lisans hem implementasyon pahalı.

SAP SuccessFactors

Yapı:

• SAP ekosistemine entegre
• Recruiting modülü (ATS)
• Onboarding, Performance, Learning modülleri

ATS Özellikleri:

• Recruitment Marketing
• Aday ilişkileri yönetimi (CRM)
• Interview scheduling
• Offer management
• Geçiş: Employee Central’a seamless aktarım

Kime Uygun: SAP kullanan kurumsal şirketler.

Personio

Yapı:

• Avrupa kökenli, SMB odaklı
• HRIS + ATS + Bordro + Performans

ATS Özellikleri:

• Çok dilli (Türkçe dahil)
• Avrupa labor laws’a uygun
• Basit ama etkili
• Güçlü raporlama

Kime Uygun: Avrupa’da operasyonu olan veya Avrupa tarzı İK yaklaşımı benimseyen KOBİ’ler.

Türkiye: Türkçe desteği var, yerel adaptasyon devam ediyor.

Zoho People

Yapı:

• Zoho ekosistemi (CRM, Finance, vs.)
• HRIS + ATS (Zoho Recruit entegrasyonu)
• Uygun fiyat

ATS Entegrasyonu:

• Zoho Recruit (ayrı ürün ama entegre olabilir)
• Zoho People’da çalışan kaydı oluşur

Kime Uygun: Bütçe bilincli KOBİ’ler, Zoho ekosistemini kullananlar.

Stand-Alone ATS + HRIS Entegrasyonu

Ne Zaman Stand-Alone Tercih Edilir?

Senaryo 1: Best-of-Breed Yaklaşımı

• “Her fonksiyon için en iyi aracı kullanmak istiyoruz”
• İşe alım çok kritik, en gelişmiş ATS gerekli
• Entegrasyon yapma kapasitemiz var

Senaryo 2: Mevcut HRIS Değişmeyecek

• “Zaten SAP kullanıyoruz, değiştiremeyiz ama SAP ATS’i kötü”
• Greenhouse gibi modern ATS + SAP entegrasyonu

Senaryo 3: Hızlı İnovasyon İhtiyacı

• Stand-alone ATS’ler daha hızlı yenilik yapıyor
• All-in-one platformlar daha yavaş evrim gösteriyor

Entegrasyon Zorlukları

Teknik:

• API kurulumu gerekli
• Field mapping (alan eşleştirme)
• Veri senkronizasyon sıklığı
• Bakım ve güncelleme

Organizasyonel:

• İki farklı sistemi öğrenmek
• Potansiyel veri tutarsızlıkları
• İki satıcıyla ilişki yönetmek

Maliyet:

• İki ayrı abonelik
• Entegrasyon kurulum maliyeti
• Sürekli bakım

Karar Verme Çerçevesi: All-in-One mı, Best-of-Breed mi?

All-in-One Tercih Edin Eğer:

✅ KOBİ iseniz (çalışan sayısı <500)
✅ Teknik kaynak sınırlı (IT ekibi küçük veya yok)
✅ Basitlik öncelikli
✅ Bütçe kısıtlı (bir platform < iki platform)
✅ İşe alım standart, özel ihtiyaçlar yok
✅ Ekosistem entegrasyonu az

Öneriler: BambooHR, Personio, Zoho People

Best-of-Breed (Stand-Alone ATS) Tercih Edin Eğer:

✅ İşe alım volümü yüksek (ayda 50+ işe alım)
✅ İşe alım kompleks (global, çok aşamalı, niche roller)
✅ Rekabetçi yetenek pazarı (en iyi adayları hızlı çekmek kritik)
✅ Teknik kaynak mevcut (entegrasyon yönetimi yapabilirsiniz)
✅ İnovasyon hızı önemli (en yeni özellikler gerekli)
✅ Mevcut HRIS’iniz var ve değiştiremezsiniz

Öneriler: Greenhouse, Lever, SmartRecruiters (ATS) + mevcut HRIS

Gelecek: Unified Talent Experience Platforms

Trend: All-in-one ve Best-of-breed arasındaki sınır bulanıklaşıyor.

Yeni Nesil:

• Modüler platformlar: Core HRIS + eklenebilin modüller (ATS, Performans, Learning)
• Açık ekosistem: Güçlü API, marketplace ile üçüncü parti araçlar
• AI katmanı: Tüm İK süreçlerinde AI önerileri

Örnekler:

• SAP SuccessFactors: Modüler yapı
• Workday: Genişleyen ekosistem
• HiBob: Modern, modüler İK platformu

Vizyon: Tek platform ama her modülde best-in-class özellikler + kolay entegre edilen üçüncü parti araçlar.

Türkiye Perspektifi

Türk İK Yazılımları ve ATS Modülleri

Logo İK:

• Türkiye’nin en yaygın ERP’si Logo’nun İK modülü
• İşe alım özelikleri temel seviyede
• Logo Tiger/Go ile entegre
• Bordro odaklı

Netsis İK:

• Benzer yapı, KOBİ’lere uygun
• İşe alım modülü sınırlı

Durum: Yerli platformlar, bordro ve temel İK’da güçlü ama ATS özellikleri gelişmiş değil. Birçok Türk şirketi, yerli HRIS + global ATS kombine ediyor.

Hibrit Yaklaşım Türkiye’de Yaygın

Popüler Kombinasyonlar:

• Logo İK (bordro, çalışan veritabanı) + Workable/Greenhouse (ATS)
• Netsis İK + Kariyer.net ATS
• SAP (core HRIS) + Lever (ATS)

Neden:

• Yerel bordro ve yasal gereklilikler (AGİ, SGK vs.) için Türk yazılımı
• Modern işe alım için global ATS

Entegrasyon: Genellikle manuel veya custom API – tam seamless değil ama yönetilebilir.

Uygulama Önerileri

Mevcut Durum Analizi

Sorular:

1. Şu an kaç sistem kullanıyoruz? (HRIS, bordro, ATS, vs.)
2. Bu sistemler entegre mi?
3. Manuel veri girişi ne kadar zaman alıyor?
4. En büyük ağrı noktamız ne?
5. Teknik kaynaklarımız ne durumda?

Seçim Kriterleri

All-in-One için:

• Kullanım kolaylığı
• Tüm modüllerin kalitesi (ATS dahil)
• Türkçe destek
• Fiyat (tüm modüller dahil)
• Ölçeklenebilirlik

Best-of-Breed için:

• ATS’nin gelişmişliği
• HRIS entegrasyon kalitesi
• API dokümantasyonu
• Destek altyapısı
• Toplam sahip olma maliyeti (TCO)

Pilot ve Geçiş

Adım 1: Pilot (2-3 ay)

• Sınırlı ekiple test edin
• Gerçek işe alımları sistemde yapın
• Geri bildirim toplayın

Adım 2: Entegrasyon Test (1 ay)

• HRIS ile bağlantıyı test edin
• Dummy veri ile veri aktarımını deneyin
• Hataları tespit edip düzeltin

Adım 3: Eğitim (1 ay)

• Tüm kullanıcıları eğitin
• Şampiyonlar yaratın
• Dokümantasyon hazırlayın

Adım 4: Go-Live

• Tüm işe alımları yeni sistemde yapın
• İlk ay yakın destek
• Sürekli optimizasyon

TL;DR: Önemli Noktalar

• ATS = İK Pipeline’ının Başlangıcı: Kaliteli işe alım, tüm İK süreçlerini etkiler
• Entegre Modül Avantajı: Seamless veri akışı, tek platform, azaltılmış hata
• All-in-One Uygun: KOBİ’ler, basitlik öncelikli, teknik kaynak sınırlı
• Best-of-Breed Uygun: Yüksek volüm, kompleks işe alım, teknik kaynak mevcut
• Türkiye Gerçeği: Hibrit yaygın (Türk HRIS + Global ATS)
• Internal Mobility: Entegre sistem, dahili hareketliliği kolaylaştırır
• Analytics Gücü: Kombine verilerle daha zengin insights
• Gelecek: Modüler, açık ekosistem, AI-powered platformlar

Sıkça Sorulan Sorular

All-in-one platform her İK fonksiyonunda iyi olabilir mi?

Teoride mümkün ama pratikte zor. Çoğu all-in-one platform, bir-iki alanda güçlü, diğerlerinde ortalama. Örneğin, BambooHR’ın HRIS’i mükemmel ama ATS’si Greenhouse kadar gelişmiş değil. Personio’nun ATS’i iyi ama Learning Management’i sınırlı. Trade-off şu: entegrasyon kolaylığı ve tek platform basitliği vs. her alanda en iyi özellikler. KOBİ’ler için, basitlik genellikle galip gelir. Kurumsal şirketler, kritik fonksiyonlar için best-of-breed tercih edebilir.

Mevcut HRIS’imiz var, sadece ATS eklemek mantıklı mı?

Evet, yaygın ve mantıklı bir yaklaşım. Eğer mevcut HRIS’inizden memnunsanız (özellikle bordro ve compliance gibi kritik alanlar için), sadece ATS eklemek daha az disruptive. Greenhouse, Lever gibi modern ATS’ler, çoğu popüler HRIS ile entegre olabilir. Avantaj: Best-in-class ATS özellikleri. Dezavantaj: Entegrasyon kurulumu ve bakımı. İpucu: HRIS’inizin ATS entegrasyonu ne kadar seamless kontrol edin – bazı HRIS’ler belirli ATS’lerle daha iyi çalışır.

İşe alım volümümüz düşük, gene de ATS modülü gerekli mi?

Ayda birkaç işe alım yapıyorsanız bile, ATS değer katabilir: (1) Organize olma – adaylar kaybolmaz, e-postalar karışmaz. (2) Profesyonel aday deneyimi – otomatik bildirimler, şeffaf süreç. (3) Compliance – yasal gereklilikler için audit trail. (4) Yetenek havuzu – bugün işe almadığınız adayları gelecek için saklama. (5) Ölçüm – hangi kaynaklardan kaliteli aday geliyor? Düşük volümde bile, bu faydalar manuel sürece göre üstün. Basit bir ATS modülü (örn: BambooHR ATS) yeterli olabilir.

Stand-alone ATS’den all-in-one platforma geçiş ne kadar zor?

Orta zorlukta, ama yönetilebilir. Zorluklar: (1) Veri göçü: Yetenek havuzu, geçmiş işe alımlar, notlar – hepsini yeni platforma aktarmak gerekir. (2) Workflow yeniden yapılandırma: Eski sistem işlerinize özel yapılandırılmışsa, yeni sistemde yeniden kurgulamak gerekir. (3) Ekip adaptasyonu: Yeni arayüz öğrenmek. (4) Entegrasyon değişimi: Eski ATS’nin entegrasyonları (LinkedIn vs.) yeni platforma aktarılmalı. Süre: 2-4 ay. İpucu: Pilot programla başlayın, kademeli geçiş yapın.

Entegre modül, stand-alone ATS kadar yenilikçi olabilir mi?

Genellikle hayır. Stand-alone ATS’ler (Greenhouse, Lever), sadece işe alıma odaklandıkları için, en son trendleri (AI matching, programmatic advertising, vs.) daha hızlı adapte ediyorlar. All-in-one platformlar, birden fazla modülü yönettiği için, her modüldeki yenilik daha yavaş. Ancak, bazı all-in-one platformlar (Workday, SAP) büyük R&D bütçeleri ile rekabetçi kalıyor. Soru: Size en son özellikler mi yoksa sorunsuz entegrasyon mu daha değerli?

Türkiye’de all-in-one İK platformu önerileri neler?

Küçük şirketler (1-50 çalışan):

• Zoho People (uygun fiyat, Türkçe)
• Freshteam (HR + ATS, basit)

Orta şirketler (50-500 çalışan):

• Personio (Türkçe, Avrupa uyumlu, modern)
• BambooHR (kullanıcı dostu, ancak Türkçe sınırlı)

Büyük şirketler (500+ çalışan):

• SAP SuccessFactors (kurumsal, SAP ekosistemi)
• Workday (global, gelişmiş)

Hibrit (Türk HRIS + Global ATS):

• Logo İK / Netsis İK + Workable/Lever
• SAP + Greenhouse

Karar: İhtiyaçlarınıza, bütçenize, teknik kaynaklarınıza ve dil/yerel destek önceliğinize göre.

---

İlgili Kaynaklar:

• Gartner – HCM Suites
• LinkedIn – Future of Recruiting
• SSR – ATS Statistics

Yasal Uyarı: Bu makale genel bilgilendirme amaçlıdır. İK yazılımı seçimi stratejik bir karardır – demo yapın, POC (Proof of Concept) yürütün, referanslar alın.

Hakkımızda: adaytakipsistemi.com olarak, İK profesyonellerine teknoloji stratejisi ve implementasyon konusunda rehberlik ediyoruz. İçeriklerimiz gerçek deneyimlere ve sektör best practice’lerine dayanmaktadır.